第一章 總 則
第一條 為適應現代企業對檔案管理的要求，提高檔案的利用效率,使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化。根據《中華人民共和國檔案法》及《陜西省檔案管理條例》等有關規定，結合公司實際，制定辦法。
第二條 辦法所指檔案包括文書檔案和印章檔案。文書檔案是指公司及所屬各公司在各項工作活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。印章檔案是指公司及所屬各公司在工作活動中形成的，失去現行效用的印章，是一種具有特殊載體形態并有特殊保存價值的檔案。
辦法所指檔案不包括專業類檔案，如科技檔案、財務檔案、人事檔案等。
第二章 管理及職責
第三條 公司檔案管理堅持集中管理與分散整理相結合的原則，按照統一領導、分級管理、部門立卷的方式進行。
第四條 公司行政工作部對所屬各公司檔案管理工作負有指導、管理、檢查和業務培訓的職責，同時承擔公司檔案管理的具體工作。
第五條 公司所屬各公司負責公司的檔案管理工作。各公司配備專職或兼職檔案管理人員，承擔公司的檔案管理工作，并保持人員的相對穩定。
第六條 檔案管理人員的主要工作職責：
（一）貫徹執行國家有關檔案管理法律法規和規章制度，建立公司檔案工作各項管理制度。
（二）指導公司部門文書立卷人員做好文件資料、歸檔印章的收集、整理工作。
（三）負責公司檔案的管理和利用工作，并按有關規定做好檔案移交和銷毀工作。
（四）負責檔案庫房內務管理，確保檔案完整、安全。
第七條 公司及所屬各公司的職能部門是公司檔案立卷的責任主體。檔案的初期收集、整理工作由部門確定的文書立卷人在部門完成。
第八條 部門文書立卷人員的主要工作職責：
（一）收集、整理部門文件資料、歸檔印章，定期移交歸檔。
（二）協助聯合發文部門做好文件資料歸檔工作。
第三章 歸檔標準
第九條 文書材料的歸檔范圍
（一）反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發展和歷史研究具有參考利用價值的文件資料。
（二）公司工作活動中形成的在維護國家、公司和職工權益等方面具有憑證價值的文件資料。
（三）公司需要貫徹執行的上級機關、同級機關制發的文件資料；指導所屬單位的文件材料；所屬單位報送的重要文件資料。
（四）其他對公司工作具有考查利用價值的文件資料。
第十條 文書材料的不歸檔范圍
（一）上級機關的文件資料中，普發性不需要公司辦理的文件材料，任免、獎懲非公司工作人員文件材料，供工作參考的抄送等。
（二）公司文件資料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性職工群眾來信、電話記錄，各部門相互抄送的文件材料，公司參加非主管單位召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考利用價值的文件材料。
（三）同級部門的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
（四）下屬公司的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第十一條 凡屬公司歸檔范圍的文件材料，各部門必須按有關規定向公司行政工作部移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第十二條 印章的歸檔范圍
公司通過正式文件廢止使用的印章：
（一）公司的黨政公章、法人印章。
（二）公司各部門、下設機構的部門(機構)印章。
（三）公司各類專用章。如財務專用章、合同專用章等。
（四）人名章(會計、出納等專門業務需要刻制的印章)。
（五）公司根據需要，經審批，刻制的具有保存價值的其它印章。
第十三條 不歸檔印章的管理
（一）不歸檔范圍：嚴重破損的印章；一般事務性工作(收發文等)使用的印章。
（二）不歸檔印章在新印章啟用后，由使用部門將其交由公司檔案管理部門統一銷毀。
第四章 文件資料的整理
第十四條 文件資料整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。
第十五條 公司文書檔案保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30年、10年。
（一）永久保管的檔案主要包括：
1.公司設立、合并、分立、改制或其他變動過程中形成的文件材料，公司董事會的構成、變更、召開會議、履行職責和維護權益的文件材料；
2.公司資產和產權登記、評估與證明文件材料，資產和產權轉讓、買賣、租賃、變更、保護等憑證性文件材料，對外投資文件材料；公司基本金核算、確認、劃轉、變更等文件材料；
3.公司發展規劃、戰略決策、重大改革、年度計劃和總結文件材料，內部管理制度、規定、辦法等文件材料；
4.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
5.公司組織實施的重大項目，勘查或建設工程、編制的中長期發展規劃等重要文件材料；
6.公司關于重要問題向上級機關的請示、報告、報表及上級機關的批復、批示、復函等文件材料；
7.公司機構演變、人事任免、職稱評聘等人力資源管理的重要文件材料；公司涉及職工權益的其他重要文件材料；企業文化建設文件材料；
8.公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
9.公司與有關單位正式簽訂的合作協定、協議、補充協議、議定書等重要文件材料；
10.上級機關制發的屬于公司主管業務的重要文件材料和需要公司辦理的重要文件材料；
11.同級機關、所屬單位關于重要業務問題的報告、來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。
12.公司在出國或出境考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動中形成的文件材料。
13.公司黨群工作、經營管理工作的重要文件材料；
（二）定期保管的檔案主要包括：
1.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料；公司資本金管理、資產管理、涉及職工權益的一般性文件材料；
2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
3.公司人事管理工作中形成的一般性文件材料；
4.公司與其他單位形成的一般性合同、協議等文件材料；
5.公司關于一般性問題的請示、報告與上級機關給予的批復、批示、復函，一般性工作報告、總結、統計報表等；
6.上級機關制發的屬于公司主管業務的一般性文件材料；
7.上級機關和同級機關制發的非公司主管業務但要公司貫徹執行的文件材料；
8.所屬單位關于一般性業務問題的請示、報告、來函與的批復、復函等文件材料；
9.公司所屬單位、各部門工作或專項工作規劃、總結、統計、重要專題報告和年度、半年、季度、月份計劃、總結等文件材料；
10.公司參加國家和社會活動的一般性文件材料；公司接待重要來賓的工作計劃、方案等一般性文件材料。
第十六條 公司應歸紙質文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的，應與文件正本，定稿一并歸檔。
第十七條 公司對應歸檔電子文件的元數據，背景信息等要進行相應歸檔，各部門應協助行政工作部做好電子文件的歸檔工作。
第十八條 辦公自動化系統產生的文件屬于歸檔范圍的，應通過系統轉移到檔案管理系統中按本規定要求進行整理歸檔，審核無誤后，打印形成紙質材料歸檔。
第十九條 歸檔責任。各部門負責收集、整理部門產生、辦理的應歸檔的文件材料，整理相關照片、錄音、錄像、實物等，并向公司行政工作部移交、歸檔。
部門聯合行文及聯合承辦重大活動、召開會議形成的文件材料，由主辦部門負責歸檔，協辦部門要將有關資料交于主辦部門，不得據為已有或拒絕歸檔。
第十二條 本辦法自印發之日起施行，原《檔案管理辦法》（陜地綜發〔2017〕56號）同時廢止。
附件：陜西地礦綜合地質大隊有限公司檔案保管期限表
第五章 印章整理
第十八條 印章檔案由公司檔案管理部門集中統一管理或移交上級公司檔案管理部門，任何個人和部門不得據為已有。
第十九條 歸檔時間
（一）印章檔案實行即時歸檔。即在印章廢止使用或新印章啟用后，舊印章即刻進行歸檔。
（二）舊印章在廢止使用后，如公司在業務過渡期間需使用舊印章進行業務銜接時，須制作舊印章印模先行歸檔備案，待銜接業務完成后將舊印章進行歸檔。
第二十條 歸檔要求
（一）上級公司配發的黨政公章和法人印章，由公司檔案管理部門收集整理，移交上級公司歸檔。
（二）公司各職能部門印章、專用印章、公司自行刻制的具有保存價值的其它印章，由部門移交公司檔案管理部門歸檔。
第二十一條 印章整理
（一）印章整理應遵循其形成規律，堅持集中分類、區分價值、便于保管利用的原則。
（二）整理要求：印章檔案單獨設類，集中保管。
（三）保管期限：印章檔案保管期限分為永久類和定期類(15年)。
永久類—公司對外行文使用的黨政公章、法人章，及其辦事機構(行政工作部)印章。
定期類—公司內設部門或下設公司和業務工作印章。
（四）排序：印章檔案按公司--內設部門或下設公司--保管期限--枚號順序逐盒排列。
（五）檔號：印章檔案整理完畢后在印章盒上編制檔號，以固定排序位置。
印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“部門或下設公司”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數字及連接號“--”混合編制。格式：印章檔案代號--保管期限代號--部門或下設公司代號--印章枚號。
印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。
部門或下設公司代號：以部門名稱或下設公司規范化簡稱每個字的漢語拼音首個字母代表。
印章枚號：根據印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數字按流水方式編制枚號。
（六）目錄：印章檔案保管目錄按檔號順序組織條目，根據保管期限的不同，分別裝訂成冊。
印章檔案目錄項目—公司、部門(下設公司)、保管期限、枚號、印模、使用起止時間、印材、備注等。
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使用起止時間—填寫印章啟用(或制作)和失效的時間。
印材—填寫印章的制作材料。如：銅、橡膠、有機玻璃等。
（七）裝盒：相同保管期限的印章，依印章排列順序裝盒。
盒內印章按從左至右，從上至下的順序排放。
鋼印等特大型印章，直接排列上架。
第二十二條 印章檔案盒：歸檔印章置于規定檔案盒具內。檔案盒平置疊放。盒內從上到下的排列順序為：印模單--備考表--印章。
（一）印章檔案盒盒蓋、盒脊分別填寫公司、部門或下設公司、保管期限、起止枚號等項目。
（二）印模單：印模單放置在檔案盒內，采用A4型紙張制作，印模在紙張上的排列方式須與該盒內印章檔案的排列方式一致，每個印模標注與之相對應的印章檔案的檔號。
（三）備考表：備考表填寫盒內印章檔案的數量、完整性、公司、部門或下設公司、保管期限、起止枚號等項目。并簽注整理人和整理時間。
第六章 檔案移交
第二十三條 部門文書立卷人對上年度形成的文件資料收集整理后，在年度6月底前向公司檔案管理部門進行移交歸檔。
第二十四條 歸檔移交的要求
（一）文件完整齊全，對已破損的文件給予修補或補救，字跡模糊或易退變的文件給予復制，所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護要求。
（二）歸檔移交的文件資料符合有關文件標準。文書檔案移交時，簽發手續、密級、保管期限齊全完整，編號正確。
填寫規范歸檔目錄一式三份及電子版，履行交接手續。
第二十五條 接收檔案：檔案管理部門按歸檔標準和要求，逐件檢查后接收檔案。
第七章 管理與利用
第二十六條 檔案調（查）閱程序。
（一）調閱審批。
1、調檔人員填寫調卷審批單；
2、調卷部門領導審核；
3、檔案管理部門領導審批。
外公司調檔須持公司介紹信、個人身份證明等，辦理調檔審批手續。
（二）手寫體檔案，僅限于工作人員在場時查閱，不得借離檔案室。
（三）借閱時間。檔案借閱時間最長為10天，因工作需要不能如期歸還的，須經檔案主管部門領導批準。
（四）借閱要求。借閱檔案材料不得污損、涂改和轉借；未經批準，不得摘抄，復印和拍照。
（五）密級檔案
1、密級檔案不能復印。
2、密級檔案不能帶出檔案室，僅限于檔案室內查閱。
3、調閱密級檔案須調卷部門領導、檔案管理部門領導審核、保密委辦公室主任審批。
4、密級檔案僅限于公司職工調閱，外公司人員不予調閱。
（六）印章檔案僅限于在檔案室使用。
（七）現行檔案非因公事由不得查閱。
（八）實物檔案借閱嚴格履行調閱手續。聲像檔案原版原則上不得借離檔案室，如有特殊情況，可復制借用。
第二十七條 檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定銷毀工作由公司分管領導負責組織進行。公司成立由有關部門參與的檔案鑒定小組，在對銷毀檔案審查后，提交檔案鑒定報告，經公司主要領導批準后進行銷毀。
第二十八條 檔案銷毀前須登記造冊，并由兩人以上在指定地點進行監銷。檔案銷毀的清冊永久保存。
第二十九條 庫藏檔案的管理。檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行清理核對，確保其完整、準確。同時根據保管期限進行價值鑒定，提出無繼續保存價值檔案的銷毀意見。
第三十條 檔案庫房管理須符合有關檔案管理規定的要求，配備防盜、防火、防潮、防有害生物的必要設施；采取有效措施，防止光射、塵埃、有害氣體對檔案的危害。
第八章 附 則
第三十一條 在公司檔案管理信息化工作實施前，OA系統產生的文件材料轉化為紙質材料后，按辦法歸檔管理；檔案管理信息化工作實施后，公司將出臺相應辦法對該類文件材料進行歸檔管理。
第三十二條 辦法適用于公司及所屬各公司的檔案管理工作。
第三十三條 辦法由公司行政工作部負責解釋。
第三十四條 辦法自印發之日起施行。
編輯：